PTE VNL rendezvényszervezés - RRF projektből

Ajánlatkérő Dinamikus Beszerzési Rendszert hozott létre "Rendezvényszervezési szolgáltatások beszerzése dinamikus beszerzési rendszer keretében a Pécsi Tudományegyetem Egyetem részére pályázati forrás terhére" tárgyban. (EKR000202352024) Jelen eljárás keretében Ajánlatkérő az alábbi szakmai rendezvény megvalósítására, megszervezésére irányuló rendezvényszervezési szolgáltatást kíván beszerezni. Rendezvény: 2 napos nemzetközi konferencia Időtartam: 2 nap (2026.02.09-10.) Létszám: 70 fő A rendezvény célja a projekt keretében megvalósuló szakmai tevékenység, eredmények bemutatása, partnerség-építés; a hazai és nemzetközi virológiai kutatási közösség fejlesztése. Meghívottak: PTE munkatársak, PTE vezetés, PTE partnerek, külső partnerek (hazai kutatói szféra, gazdasági partnerek, nemzetközi partnerek), támogató. A rendezvény nyelve angol. Feladat részletezése: 1. Helyszín biztosítása 2. Fogadó csomag (welcome package) összeállítása és kitűző (badge) a konferencia résztvevői és az előadók számára 3. Teljes ellátás biztosítása Ennek keretében többek között: Ebéd: 2 alkalommal (1. és 2. konferencia napon, tervezett időpont: 12:30-14:00) • 1. konferencianap: 70 fő (konferencia előtérben) • 2. konferencianap: 30 fő (tárgyalóban) Ebéddel kapcsolatos elvárások: állófogadás (nemzetközi konyha, ételérzékenység esetén diétának megfelelő ételsorral, mely 2 féle levest, 3 féle főételt (szárnyas és vöröshús/hal, 1 féle vegán) és 3 féle desszertet foglal magába (1 féle minden mentes). A két napon az ebéd eltérő levest és főételt tartalmazzon. A pontos menü egyeztetése megrendelővel szükséges. 15 főnként 1 fő (angolul beszélő – társalgási szint) tálaló személyzet biztosítása szükséges. 4. Konferencia vacsora Időpontja: 2026.02.09. 18:30-24:00 Konferencia vacsorával kapcsolatos elvárások: ültetett állófogadás keretében borvacsora, mely során min. 6 – a régióra jellemző - bor bemutatásra kerül. A pontos menü egyeztetése megrendelővel szükséges. A borkóstoló nyelve angol. Angolul beszélő felszolgáló személyzet biztosítása szükséges. Az asztalokon angol nyelvű menükártyák elhelyezése szükséges, melyen az ételérzékenység kategória feltűntetésre kerül. 5. Előadók számára szállás biztosítása Létszám:20 fő részére 1 ágyas szobában / 2 éjszaka 10 fő részére 1 ágyas szobában / 1 éjszaka Szállással kapcsolatos elvárások: konferencia helyszíntől jól megközelíthető hotelben (minimum 3 csillag, maximum 2 km-re a helyszíntől), egyszemélyes szobákban történő elhelyezés, reggelivel, parkolási lehetőséggel. 6. Konferencia kísérő program: fotókiállítás A részleteket, elvárásokat a közbeszerzési dokumentáció részét képező műszaki specifikáció tartalmazta.