HGW25002 Kauf einer CAFM- Software

Ausgangslage: Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Karlsruhe – Auftraggeberin (im Weiteren kurz AG genannt) – verwaltet den Bestand von rund 1.200 Objekten der Stadt Karlsruhe, von denen 900 Objekte im Bauunterhalt der AG sind. Für die restlichen 300 Objekte sind für die Bauunterhaltung andere Ämter, zum Beispiel die Branddirektion oder der Zoologische Garten, zuständig, die diesen in der Regel mit eigenen Systemen bewerkstelligen. Die Bruttogrundfläche der 900 Objekte der AG beträgt circa 1,4 Millionen Quadratmeter. Die Verwaltung der Objekte erfolgt mittels zweier Systeme, die beide durch Vorgaben der AG durch Firmen für die AG erstellt wurden und von dort selbst administriert werden. Bei den Systemen handelt sich um eine Access-Datenbank, die als „Gebäudedatenbank“, und um eine Lotus Notes-Anwendung, die als „Stör- und Auftragsmanagement (SAM)“ bezeichnet wird. Die Gebäudedatenbank wurde im Jahr 2011 durch die AG erstellt und kontinuierlich auf die Bedürfnisse der AG angepasst. In dieser Datenbank werden die Objekte bis auf Raumebene mit unterschiedlichen Attributen sowie alle technischen Anlagen mit Wartungs- und Prüfzyklen verwaltet. Die für die Bauunterhaltung der Objekte erforderlichen Aufträge – im Jahr gehen rund 16.000 Meldungen durch die Nutzenden der Objekte ein – werden seit dem Jahr 2013 über SAM digital an die Firmen, die beauftragt werden sollen, gesendet. Zudem werden in SAM über 3.000 Verträge (zum Beispiel Wartungs, Reinigungs- oder Mietverträge) verwaltet. Die beiden Systeme haben keine Schnittstelle zueinander. Es besteht ferner keine Schnittstelle zu SAP dem Finanzsystem der AG. Ab dem Jahr 2028 soll bei der AG die Version S/4HANA eingesetzt werden. Aus der Gebäudedatenbank heraus bestehen zahlreiche Verlinkungen auf das Dokumentenmanagementsystem Enaio sowie die Verzeichnisstruktur im Windows Explorer. Außerdem können E-Mails mittels Outlook generiert werden. Seit dem Jahr 2020 werden alle relevanten Bauprojekte der Projektteams der AG mit integrierter Abbildung des Projektablaufes in umfangreichen Excellisten (sogenannte „Projektlisten“) verwaltet. Diese enthalten Visual Basic-gestützte Funktionalitäten, Berechnungen und Verweise zu Datentabellen. Darüber hinaus werden regelmäßige, standardisierte Berichte unter Zuhilfenahme von Power Query und Visual Basic-Programmierung ausgegeben. Diese Anwendung soll perspektivisch durch ein Modul „Projektmanagement“ abgelöst werden. Ein Gesamtüberblick über den Objektbestand und dessen Struktur der AG gibt der im Anhang I. 1.1 beigefügte „Gebäudezustandsbericht 2022“ der Vergabeunterlagen. 1.2. Zielsetzung Die AG möchte die beiden Systeme durch ein neues System, eine CAFM-Software, ablösen, damit die doppelte Datenhaltung entfällt und weitere Funktionaltäten umgesetzt werden können. Daher schreibt die AG eine neue CAFM-Software zum Kauf aus, welche die in diesem Leistungsverzeichnis beschriebenen Anforderungen erfüllen muss. Bevorzugt ist eine Produktlösung, die entsprechend den Anforderungen anpassbar beziehungsweise erweiterbar ist. 1.3. Rahmenbedingungen Die AG wird die zukünftige CAFM-Software selbst administrieren. Andere Ämter der Stadt Karlsruhe sollen diese ebenfalls für die Verwaltung ihrer Objekte sowie die für den Bauunterhalt erforderlichen Beauftragungen nutzen können. Hierzu ist eine Mandantenstruktur mit differenzierter Berechtigungsverwaltung erforderlich. Es wird daher eine stadtweit nutzbare Firmenlizenz angestrebt.