Raamovereenkomst betreffende de levering van diensten waaronder een vast gedeelte voor de levering, de installatie en het onderhoud van een ERP-systeem en een voorwaardelijk gedeelte voor aanvullende diensten voor het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel

Deze overheidsopdracht voor diensten wordt gelanceerd in de vorm van een raamovereenkomst en betreft de levering, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een geïntegreerd ERP-systeem voor het PSK. De opdracht is onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte.   Vast gedeelte Het PSK wil een softwareoplossing van het type ERP aanschaffen om aan de volgende behoeften te voldoen: - Beheer van verschillende soorten projecten (artistiek, operationeel, administratief, enz.); - Planning van activiteiten en planning van het personeel; - Boekhouding; - Financieel beheer; - Personeelsbeheer; - Reporting en CRM. De oplossing moet leiden tot een betere samenwerking tussen de verschillende departementen, een betere zichtbaarheid van artistieke en evenementactiviteiten binnen het PSK en een betere controle van budgetten en kosten en inkomsten van activiteiten met behulp van op maat gemaakte, realtime rapportage. Dit gedeelte wordt geraamd op: - 200.000 euro excl. btw aan CAPEX; - 130.000 euro excl. btw aan OPEX per jaar en op 780.000 euro excl. btw over de totale looptijd van de opdracht. Gelet op het voorgaande wordt het vaste gedeelte geraamd op een totaal van 980.000 euro exclusief btw voor de duur van de opdracht. Voorwaardelijk gedeelte Een tweede gedeelte, dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt te verhogen als ze over de nodige middelen beschikt, zal de volgende aanvullende diensten omvatten: - Het beheer van de rondleidingen; - Het beheer van het mecenaat van het PSK; - De ontwikkeling van een Wizard voor het invoeren van de activiteiten in de ERP; - Het importeren van de gegevens uit het huidige CRM (Efficy) in de gekozen ERP-oplossing; - De synchronisatie van de gegevens tussen de ERP-oplossing en de ticketingsoftware Secutix; - De ontwikkeling of aankoop van een 'Marketing Automation'-oplossing; - De ontwikkeling van een interface voor gegevensoverdracht tussen de ERP-oplossing en de website; - De ontwikkeling van nieuwe webinterfaces. - De digitalisering van andere operationele processen. Deze tweede fase wordt geschat op 1,5 miljoen euro exclusief btw aan CAPEX.