Vad är Specifikationer?

Specifikationer definierar de minimikrav, funktioner och kvaliteter som en produkt, tjänst eller system måste uppfylla. I offentlig upphandling är specifikationer avgörande för att säkerställa att leverantörer förstår vad som förväntas och att de presenterar erbjudanden som är relevanta för upphandlingens behov.

Typer av Specifikationer

• Tekniska specifikationer: Dessa anger de tekniska krav som en produkt eller tjänst måste uppfylla, inklusive prestanda och säkerhetsstandarder.

• Funktionsspecifikationer: Dessa beskriver vad produkten eller tjänsten ska göra, exempelvis funktioner och användargränssnitt.

• Prestandaspecifikationer: Dessa fokuserar på hur väl produkten eller tjänsten måste prestera under vissa förhållanden.

Viktigheten av Specifikationer

Att ha tydliga och väldefinierade specifikationer är avgörande i offentlig upphandling eftersom de hjälper till att:

• skapa en gemensam förståelse mellan upphandlare och leverantörer;

• underlätta rättvis konkurrens genom att tillhandahålla jämförbara kriterier;

• minska risken för missförstånd och tvister under kontraktets livslängd.

Användning av Specifikationer

I praktiken används specifikationer i:

• Upphandlingsdokument: Specifikationer inkluderas i upphandlingsunderlag för att vägleda offerter och anbud.

• Kontraktsförhandlingar: De används för att säkerställa att båda parter är överens om vad som ska levereras.

• Test och verifiering: Specifikationer används för att utföra tester som säkerställer att produkter och tjänster uppfyller kraven innan de godkänns.

Relaterade Begrepp

• Kravspecifikation: En detaljerad lista över krav och önskemål som en produkt eller tjänst ska uppfylla.

• Upphandlingsdokumentation: Dokument som beskriver krav och förfaranden för offentlig upphandling.

• Ettörande utvärdering: Processen för att bedöma om en produkt eller tjänst uppfyller angivna specifikationer.

Sammanfattningsvis är specifikationer en kärnkomponent inom offentlig upphandling som säkerställer att leverantörer kan tillhandahålla det som efterfrågas, vilket i sin tur leder till bättre resultat för upphandlaren.