Hvad er en åbningsskrivelse?

En åbningsskrivelse er et vigtigt dokument i den offentlige udbudsproces. Det bruges til at informere tilbudsgivere om, at deres tilbud er blevet modtaget og åbnet af udbudsgiveren. Dokumentet indeholder typisk oplysninger om tilbudsgiverens navn, tilbuddet, samt den dato og tidspunkt, hvor åbningen fandt sted.

Betydning af åbningsskrivelsen

Åbningsskrivelsen spiller en central rolle i at sikre gennemsigtighed og retfærdighed i udbudsprocessen. Ved at kommunikere åbningen af tilbuddene til alle relevante parter, hjælper det med at opretholde tilliden mellem udbudsgiveren og tilbudsgiverne. Det fungerer også som et officielt bevis på, at tilbuddene er blevet korrekt modtaget.

Brug af åbningsskrivelse

Åbningsskrivelsen anvendes typisk i følgende sammenhænge:

• Offentlige udbud: Her bliver åbningsskrivelsen sendt til alle deltagende tilbudsgivere for at informere dem om processen.

• Dokumentation: Den fungerer som dokumentation for, at de modtagne tilbud blev åbnet på en specifik dato, hvilket kan være vigtigt i tilfælde af tvister.

Afsender og indhold

Åbningsskrivelsen skal normalt udarbejdes af den ansvarlige for udbudsprocessen og skal indeholde følgende oplysninger:

• Udbudsgiverens navn og kontaktoplysninger

• En liste over de modtagne tilbud

• Dato og tidspunkt for åbningen

• Eventuelle bemærkninger om, hvad der vil ske med tilbuddene fremadrettet.

Relaterede begreber

Når vi taler om åbningsskrivelse, er det også relevant at kende til følgende begreber:

• Udbudsbekendtgørelse: Den officielle meddelelse om, at et udbud er i gang, som skal offentliggøres.

• Tilbud: Det dokument, som tilbudsgiverne indsender for at konkurrere om opgaven.

• Evaluering: Processen hvor tilbud vurderes for at finde den bedste løsning til udbuddet.

Åbningsskrivelsen er dermed et vigtigt element i den offentlige udbudsprocedure og sikrer, at alle tilbudsgivere er informerede og behandlet ligeligt.